Japanese (Japan) style guide

Voice

• Keep the style clear, friendly, concise.
• Use everyday conversational language. Not formal technical or commercial language.
• Choose non-standard translations when they keep the intent of the source.
• Do not translate word for word. Understand the whole sentence, paragraph and page, then rewrite.
• Split or merge sentences. Simplify. Omit descriptors. Paraphrase to cut redundancy.
• Remove unnecessary content.
• Use approved terminology for key terms, technical terms, product names.
• Keep strings short. Hiragana, katakana and kanji clip on screen.
• Abbreviate by replacing a verb with a particle, or by using the katakana form.
• Avoid written-language and very formal words. Use the context-appropriate equivalent.
• en can, can be, be able to, be possible: avoid xxx が可能です, use xxx できます
• en recommend: avoid 推奨します, use お勧めします
• en old: avoid 古い, use 前の、使用していない (rewrite per context)
• en serious, severe: avoid 深刻な, use 重大な (rewrite per context, e.g. 大幅な修正が必要になる)
• en by ~ing: avoid xxxx することにより、xxxx によって, use xxxx すると、xxxx すれば
• en App -> ja アプリ, more everyday than アプリケーション
• en Pick, choose, select -> ja 選ぶ. In longer sentences 選ぶ is more natural than 選択する. Use 選択 for button and menu names already fixed by convention, and for developer messages.
• en continue -> ja 続ける, same rule as 選ぶ
• en mail -> ja メール, more everyday than 電子メール
• en again, re- -> ja もう一度, more everyday than 再度
• en detailed, in detail -> ja 詳しい, more everyday than 詳細な
• en you: omit. You and I are not needed in most Japanese sentences. Overuse sounds unnatural, and You can sound impolite.
• en This product is on the retirement path. -> ja use この製品は廃止される予定です。 not この製品は廃止パスにあります。
• en YouTube advertising may also be an avenue to go down to gain more subscribers. -> ja use YouTube 広告も、より多くの登録者を獲得するための手段として選択肢になり得ます。 not YouTube の広告も、より多くの登録者を獲得するために進むべき道である可能性があります。
• en Are people keeping up with their calendars? -> ja use ユーザーは予定表を把握していますか? not ユーザーは予定表に付いていけていますか?

Inclusive language

• Comply with local language laws.
• Use plain language. Use straightforward, concrete, familiar words. Prefer a two-syllable word over a three-syllable word, or several clear words over one complicated term.
• Name only cities, countries and regions that are not politically disputed. In examples covering several regions, use equivalent references. Do not mix countries with states or continents.
• Represent diverse perspectives and circumstances in text and images. Show people in many professions, educational settings, locales and economic settings.
• Do not generalize or stereotype by region, culture, age or gender, not even a positive stereotype. For job roles, choose names that reflect a variety of gender identities and cultural backgrounds.
• Do not use profane or derogatory terms.
• Do not use slang that could be cultural appropriation.
• Do not use terms carrying unconscious racial bias, or terms tied to military actions, politics, or controversial historical events and eras.
• en master/slave -> primary/ secondary; ja マスター/スレーブ -> プライマリ/セカンダリ
• en hang -> stop responding; ja ハングする ハングアップ -> 応答しなくなる or 反応しなくなる
• en mother or father -> parent; ja 母 or 父 -> 親

Avoid gender bias

• Use gender-neutral alternatives. Avoid compounds containing gender-specific terms.
• 看護婦 -> 看護師
• スチュワーデス -> 客室乗務員, キャビン アテンダント, CA
• 保母 -> 保育士
• 助産婦 -> 助産師
• 婦警, 婦人警察官 -> 女性警察官
• 営業マン -> 営業担当者, 営業スタッフ
• Do not use gendered pronouns (彼, 彼女) in generic references.
• Rewrite to the second person (あなた). Handle you, your carefully. Omit in many cases.
• Refer to a person's role instead: ユーザー, 読者, 従業員, お客様, クライアント.
• For a real person, use the pronouns that person prefers, including 彼, 彼女, 彼ら.
• Use gender-neutral language in new products and content. Existing and legacy material need not be updated.

Accessibility

Use the shared accessible content guidance for identity, readable text and input methods. Preserve the difference between selecting an object, invoking a command and performing a gesture; follow interface actions.

Language-specific standards

• A triangle △ in an example means a half-width space. It is used only to explain a spacing rule.
• A plus sign + before an example marks the recommended correct translation. A minus sign - marks an incorrect example.

Abbreviations

Use an established abbreviation only when readers can recognize it in context. Preserve spaces, punctuation and case that belong to the approved form. Control line wrapping through layout; do not insert a nonbreaking space inside an identifier or remove part of a name to make it fit.

Acronyms

Keep the approved spelling and case of an acronym, including mixed-case forms. Expand it when this audience needs the explanation; an expansion is not required merely because the text is translated. Preserve identifiers exactly. See names and formats.

Characters

• Hiragana primary reference: 昭和 61 年 7 月 1 日 内閣告示第 1 号「現代仮名遣い」.
• ぢ and づ are acceptable only in Japanese two-word compounds: はなぢ (鼻血), みかづき (三日月).
• Katakana: use full-width characters unless half-width is necessary.
• For the katakana prolonged sound mark ー, see Symbols and spaces.
• Characters pronounced ka or ko go in hiragana or kanji.
• 3 ケ月, 3 ヶ月, 3 カ月, 3 ヵ月 -> 3 か月
• 5 ケ, 5 コ -> 5 個
• Kanji primary reference: 平成 22 年 11 月 30 日 内閣告示第 2 号「常用漢字表」, 昭和 48 年 6 月 18 日 内閣告示第 2 号「送り仮名の付け方」.
• Primary reference for kana/kanji choice (かなと漢字の使い分け), homonyms (同音異義語), declensional kana endings (送りがな): 『用字用語 新表記辞典』（第一法規）.
• English letters: use half-width characters unless full-width is necessary.
• Hyphenate a word at the end of a line only when necessary. Check a dictionary for syllables. Do not hyphenate trademarks, product names, company names, file names, paths.

Compounds

Do not insert spaces into katakana compounds merely because their English equivalents contain spaces. Use a consistent Japanese spelling, such as ダイアログボックス or メニューバー. Preserve any space that belongs to an actual interface label, product name or identifier.

Localizing colloquialism, idioms, and metaphors

• Do not replace a source colloquialism with a Japanese colloquialism unless it is a perfect and natural fit for the context.
• Translate the intended meaning, not the literal colloquialism, only when the meaning is integral to the text.
• Omit the colloquialism when omitting it does not affect the meaning.

Modifiers

• Keep modifiers clear and precise in meaning.
• en Select an appropriate option. -> ja use 適切なオプションを選択します。 not 適当なオプションを選択します。 Avoid words that can be misread as Select any option.
• en This is the perfect solution. -> ja use これはお勧めのソリューションです。 not これは完璧なソリューションです。 Do not assert perfect, superlative, permanent, superior unless based on fact. Also avoid 完全, 最高, 永久, 世界一, No. 1, 理想的.
• en These controls are very useful when you edit the content. -> ja use これらのコントロールはコンテンツを編集するときに便利です。 not これらのコントロールはコンテンツを編集するときに非常に便利です。 Avoid subjective or emotional statements.
• en Rename each file. -> ja use 各ファイルの名前を変更します。 or ファイルごとに名前を変更します。 not 各ファイルごとに名前を変更します。 Avoid redundant expressions.
• Keep modifiers appropriate in style.
• en The value can be modified. -> ja use 値は変更できます。 not 値は変更しても大丈夫です。 Avoid spoken language.
• en When you are not familiar with this feature, ... -> ja use この機能を初めて使用する場合は... not この機能の知識がない場合は... Avoid impolite style.
• en You can update the setting at any time. -> ja use 設定はいつでも更新できます。 not 設定はいかなる時でも更新できます。 Avoid literary style.
• en It is easy to use for beginners as well. -> ja use 初めての方も簡単に使用できます。 not 初心者でも簡単に使用できます。 Avoid discriminatory description by occupation, gender, class, ethnicity, expertise.

Numbers

• Write numerals with Arabic and Chinese numerals.
• Arabic numerals are half-width unless full-width is necessary.
• Use Arabic numerals when the numeral can be replaced by another numeral.
• ひとつ -> 1 つ
• 一月 -> 1 月
• 一部 -> (雑誌を) 1 部
• Use Chinese numerals when the numeral cannot be replaced, or when conventionally used.
• もう 1 度 -> もう一度
• 1 部 -> (画面の) 一部
• 1 時的に -> 一時的に
• 4 捨 5 入 -> 四捨五入
• For the prolonged sound mark with numerals, see Symbols and spaces.

Pronouns

• Consider omitting the subject first. An explicit subject is often unnatural in Japanese.
• Omit the first person plural (we, our) in most cases. When clarity requires it, use 私たち or Microsoft. Restrict 弊社 to very polite or official text.
• Handle the second person (you, your) carefully. Omit in many cases. When clarity requires it, use a word for the target customer: ユーザー or 管理者 to clarify a role, お客様 or ご自分 in customer-sensitive context. あなた is acceptable in some contexts. Check that it is really necessary and does not sound impolite.
• en You can change when new updates get installed. -> ja 新しい更新プログラムをインストールするタイミングを変えられます。
• en Choose one of these schemes or make your own. -> ja 設定を 1 つ選ぶか、自分で作ります。 or 設定を以下から選ぶか、自分で作ります。
• en Remember my password -> ja パスワードを記憶させる
• en Tell me when a new Bluetooth device tries to connect to my PC -> ja 新しい Bluetooth デバイスが見つかったら知らせる
• en We recommend that you back up your files on a regular schedule. -> ja ファイルの定期的なバックアップをお勧めします。
• en We strongly discourage you from installing these codec packs. -> ja これらのコーデック パックのインストールはお勧めしません。
• en We can't find a printer. Do you want to add one? -> ja プリンターが見つかりません。追加しますか?
• en The information we collect won't be used to personally identify you. -> ja 今回集めた情報は、個人を特定する目的で使用されることはありません。
• en There are no pictures of %1!s!, or they've chosen not to share pictures with your phone. -> ja %1!s!の写真はありません。または、あなたの電話で写真を見られないように設定されています。 あなた is acceptable here.
• en Wait and we'll let you know when this is done. -> ja 終了をお知らせするまで、しばらくお待ちください。 Used when the phone speaks to the user.

Punctuation

Use 。 and 、 in Japanese sentences. Keep literal punctuation in code, identifiers, input examples and exact interface labels. Use 「」 for a quotation or a named section, and 『』 for a book title or an inner quotation where appropriate. Format interface labels according to mechanics.

A prose range can use から and まで. Do not confuse 〜 (U+301C WAVE DASH) with ～ (U+FF5E FULLWIDTH TILDE); check the character required by the output. Neither character is inherently a build error. For mathematics, − (U+2212 MINUS SIGN) differs from – (U+2013 EN DASH) and the ASCII hyphen-minus used by many input formats.

Preserve the punctuation of a version, filename or actual key sequence. A period in 1.5 is a decimal separator, while the one in readme.txt belongs to the filename. Do not replace either with a Japanese full stop. Keep an actual label's ellipsis; do not append one to every status.

The katakana middle dot ・ may separate the parts of an established foreign name. Use the approved spelling of the whole name instead of inserting a separator mechanically.

Sentence fragments

• Use sentence fragments to convey a conversational tone. Use them whenever possible.
• Apply fragments especially to headings.
• ja long form 次の点にご注意ください。 -> fragment 注意:
• en Here's what will happen: -> ja long form 次のことが行われます: -> fragment この操作を行うと:. Translating what as もの can sound rude; こと can sound unnatural. Use another expression.

Symbols and spaces

Do not add spaces inside Japanese words. Mixed-script spacing is a house layout choice, not a reason to split identifiers or exact labels. In examples that use △ to show an ASCII space, show it consistently on both sides of a comparison.

• 変換キー, not 変換△キー.
• Enter△キー, not Enterキー, when using this house convention for an English key label followed by キー.
• 45°, not 45△°.
• 3△kg, not 3kg, for a prose measurement.

Keep spaces that belong to English words, names and headings. Do not insert spaces just inside Japanese quotation marks or around 。 and 、. See scripts and typography for rendering checks.

• Katakana prolonged sound mark primary reference: 平成 3 年 6 月 28 日 内閣告示第 2 号「外来語の表記」.
• Use a long vowel when the source English term ends in -er, -or, -ar.
• en computer -> use コンピューター not コンピュータ
• en operator -> use オペレーター not オペレータ
• en scalar -> use スカラー not スカラ
• Otherwise, use a long vowel when the katakana word has fewer than 4 characters. Count the long vowel. Do not count the geminative consonant (sokuon, small ッ), contracted sounds (yoon, small ャ, ュ, ョ) and small ァ, ィ, ゥ.
• en queue, count 2 (キ, ー) -> use キュー not キュ
• en menu, count 3 (メ, ニ, ー) -> use メニュー not メニュ
• en memory, count 4 (メ, モ, リ, ―) -> use メモリ not メモリー
• en procedure, count 6 (プ, ロ, シ, ー, ジ, ―) -> use プロシージャ not プロシージャー
• When the English term is a prefix plus a stem word, count each word separately.
• en preview, pre + view (2: ビ, ー) -> use プレビュー not プレビュ
• en subtree, sub + tree (3: ツ, リ, ー) -> use サブツリー not サブツリ
• en interface, inter (-er) + face -> use インターフェイス not インタフェイス
• Exceptions by customary practice:
• en academy -> ja アカデミー
• en accelerator -> ja アクセラレータ
• en adventure -> ja アドベンチャー
• en allergy -> ja アレルギー
• en ASCII -> ja アスキー
• en balcony -> ja バルコニー
• en barbecue -> ja バーベキュー
• en barrier -> ja バリア
• en bazaar -> ja バザール
• en bear -> ja ベア
• en beer -> ja ビール
• en birthday -> ja バースデー
• en blueberry -> ja ブルーベリー
• en calorie -> ja カロリー
• en carrier -> ja キャリア
• en centimeter -> ja センチメートル
• en ceremony -> ja セレモニー
• en cheetah -> ja チーター
• en chimpanzee -> ja チンパンジー
• en clear -> ja クリア
• en coffee -> ja コーヒー
• en company -> ja カンパニー
• en competency -> ja コンピテンシー
• en compiler -> ja コンパイラ
• en connector -> ja コネクタ
• en conveyor -> ja コンベヤ
• en cranberry -> ja クランベリー
• en daily -> ja デイリー
• en dolby -> ja ドルビー
• en dollar -> ja ドル
• en door -> ja ドア
• en drillthrough -> ja ドリルスルー
• en easy -> ja イージー
• en economy -> ja エコノミー
• en energy -> ja エナジー
• en energy -> ja エネルギー
• en engineer -> ja エンジニア
• en exterior -> ja エクステリア
• en fancy -> ja ファンシー
• en fantasy -> ja ファンタジー
• en floor -> ja フロア
• en formatter -> ja フォーマッタ
• en frequency -> ja フリークエンシー
• en frontier -> ja フロンティア
• en gallery -> ja ギャラリー
• en gear -> ja ギア
• en harmony -> ja ハーモニー
• en healthy -> ja ヘルシー
• en hero -> ja ヒーロー
• en hotkey -> ja ホットキー
• en how-to -> ja ハウツー
• en humor -> ja ユーモア
• en indoor -> ja インドア
• en interior -> ja インテリア
• en interview -> ja インタビュー
• en jewelry -> ja ジュエリー
• en junior -> ja ジュニア
• en kangaroo -> ja カンガルー
• en linear -> ja リニア
• en luxury -> ja ラグジュアリー
• en mahogany -> ja マホガニー
• en marquee -> ja マーキー
• en meter -> ja メートル
• en millimeter -> ja ミリメートル
• en movie -> ja ムービー
• en mystery -> ja ミステリー
• en nature -> ja ネイチャー
• en navy -> ja ネービー
• en outdoor -> ja アウトドア
• en outlaw -> ja アウトロー
• en paisley -> ja ペイズリー
• en pansy -> ja パンジー
• en passkey -> ja パスキー
• en passthrough -> ja パススルー
• en peccary -> ja ペッカリー
• en peer -> ja ピア
• en photography -> ja フォトグラフィー
• en policy -> ja ポリシー
• en polyester -> ja ポリエステル
• en prairie -> ja プレーリー
• en premier -> ja プレミア
• en processor -> ja プロセッサ
• en programmer -> ja プログラマ
• en propeller -> ja プロペラ
• en publicity -> ja パブリシティー
• en radiator -> ja ラジエータ
• en raspberry -> ja ラズベリー
• en rear -> ja リア
• en register -> ja レジスタ
• en rendezvous -> ja ランデブー
• en rescue -> ja レスキュー
• en rotary -> ja ロータリー
• en scenery -> ja シーナリー
• en scheduler -> ja スケジューラ
• en screw -> ja スクリュー
• en seesaw -> ja シーソー
• en senior -> ja シニア
• en shampoo -> ja シャンプー
• en slipper -> ja スリッパ
• en spray -> ja スプレー
• en stellar -> ja ステラ
• en story -> ja ストーリー
• en strawberry -> ja ストロベリー
• en summary -> ja サマリー
• en synergy -> ja シナジー
• en tar -> ja タール
• en taxi -> ja タクシー
• en tenkey -> ja テンキー
• en terminator -> ja ターミネータ
• en timely -> ja タイムリー
• en transistor -> ja トランジスタ
• en treasure -> ja トレジャー
• en trolley -> ja トロリー
• en trophy -> ja トロフィー
• en value -> ja バリュー
• en venture -> ja ベンチャー
• en victory -> ja ビクトリー
• en volunteer -> ja ボランティア
• en whiskey -> ja ウィスキー
• en workflow -> ja ワークフロー
• Use the half-width plus sign + as a shortcut key separator, and as part of an English quotation, numerical expression, trademark or company name from the source.
• en Ctrl+Tab -> ja Ctrl+Tab

Verbs

• Use simple tenses. Prefer the simple present. Avoid the future tense unless the event really happens in the future and the simple present does not work. Use the simple past for events already finished.
• Avoid the causative form ～させる unless necessary.
• en Move the dialog box when the cell is not visible. -> ja use セルが見えないときは、ダイアログ ボックスを移動します。 not セルが見えないときは、ダイアログ ボックスを移動させます。
• Use ～します instead of noun + を実行します (行います) unless it becomes wordy. Do not convert katakana nouns to verbs unless the verb is already common in Japan.
• en Add, move, or delete the row. -> ja use 行の追加、移動、または削除を行います。 not 行を追加したり、移動したり、削除したりします。
• en Troubleshoot... -> ja use ... トラブルシューティングを行います。 not ... トラブルシューティングします。
• en Preview the pages. -> ja use ページのプレビューを表示します。 not ページをプレビューします。
• en Install the application. -> ja use アプリケーションをインストールします。 not アプリケーションのインストールを実行します。
• Avoid two negative words in one sentence unless necessary.
• en The computer is not safe unless it is protected by anti-virus program and software updates. -> ja use ウイルス対策プログラムやソフトウェア更新プログラムで保護されていない場合、コンピューターは危険にさらされます。 not ウイルス対策プログラムやソフトウェア更新プログラムで保護されていない場合、コンピューターは安全ではありません。
• Avoid jargon.
• en Start Windows. -> ja use Windows を起動します。 not Windows を立ち上げます。
• Translate a continuous operation (English gerund) as ～しています or ～中.
• en Copying the file... -> ja ファイルをコピーしています... or ファイルのコピー中…
• Keep obligations and recommendations distinct. For a requirement, ～する必要があります may fit. For a recommendation, use wording such as ～することをお勧めします; do not turn it into a requirement.
• en Forward linkID must be an even number. -> ja Forward linkID は偶数である必要があります。
• en You must specify the user name. -> ja ユーザー名を指定する必要があります。
• Recommendation: en The file should be saved in a different location. -> ja 別の場所にファイルを保存することをお勧めします。
• Translate may, which expresses possibility, as ～する (である) 場合があります.
• en You may need to change the setting. -> ja 設定を変更しなければならない場合があります。
• en The installation may take several minutes. -> ja インストールには数分かかる場合があります。

Style and tone consideration

• Confirm the target user group for the project beforehand. Some rules do not apply to some audiences.
• Use Desu-masu (ですます調, polite style), Dearu (である調, plain style) and noun phrase (体言止め) appropriately.
• Use Desu-masu for sentences in general. When the sentence prompts an action, use ...してください。. Applies to explanatory text in windows, dialog boxes, message boxes and the status bar, and to explanatory text other than headings in documents.
• Use Dearu when the sentence must be brief and simple. Keep consistency across levels. Applies to check boxes and option buttons in software, and to explanatory text used as headings in documents.
• Use a noun phrase when the sentence must be brief and simple. Dearu and appropriate postpositional particles can be used instead. Keep consistency across levels. Applies to titles of menus and boxes, menu commands, labels in dialog boxes, command buttons, tabs, list items in list boxes and combo boxes, and to titles of web pages, headings, call-outs and captions in documents.
• Keep noun phrases simple and clear.
• en Show changes -> use 変更箇所の表示 not 変更箇所を表示. Basic expression ~の~.
• en Select object types -> use オブジェクトの種類を選択 not オブジェクトの種類の選択. Avoid ~の~の~.
• en Open an item -> use アイテムを開く not アイテムの開き. Use Dearu instead for clarity.
• en Next -> use 次へ not 次. Add an appropriate postpositional particle for clarity.
• Do not literally translate an inanimate subject (product, program, device) as the agent of an action unless necessary. Use the passive voice and omit the subject.
• en The component detects the device. -> ja デバイスが検出されます。
• Use the active voice when the agent is a person. Use the passive voice when the computer performs the action automatically from the user's point of view.
• en Open the file. -> ja ファイルを開きます。
• en A dialog box is displayed. -> ja ダイアログボックスが表示されます。
• en The program will restart the computer after the installation. -> ja インストール後にコンピューターが再起動されます。 or インストール後、プログラムによりコンピューターが再起動されます。
• Do not use honorific (尊敬語) and humble (謙譲語) expressions in general: use + データ ファイルをアプリケーションに関連付けると、～ not - データ ファイルをアプリケーションに関連付けていただきますと、～
• Use those expressions in material where a supplier-customer relationship matters.
• en we -> use 弊社 not 当社, 我社
• en Please buy ... -> use ~をお買い求めください。 not ~を購入してください。
• en When you use ..., -> use ~をお使いいただくときには、 not ~を使うときには、
• en Please contact ... -> use ~にお問い合わせください。 not ~に問い合わせてください。
• Do not use excessively polite expressions.
• en Please buy ... when you use ... -> use ~を使用するときには、~をお買い求めください。 not ~をお使いいただくときには、~をお買い求めください。
• en Please make sure not to use ... -> use ~を使用しないようご注意ください。 not ~を使用なさらないようご注意ください。 or ~をご使用にならないようご注意ください。
• Be polite. Avoid sounding abrupt and unfriendly. For instructive ...してください phrases below, use the more polite form to sound empathetic, not mechanical.
• en Confirm; Check -> use ご確認ください not 確認してください
• en See -> use ご覧ください not 参照してください
• en Ask; Contact -> use お問い合わせください not 問い合わせてください
• en Contact -> use ご連絡ください not 連絡してください
• en Try, Try to ... -> use お試しください, ...してみてください not 試行してください
• en Try again, Try to ... again -> use もう一度お試しください, もう一度...してみてください not 再試行してください
• en Note -> use ご注意ください not 注意してください
• en Notify -> use お知らせください not 通知してください
• The pairs above show how to use these Japanese instructive expressions, not a fixed translation for the English phrase. Translate per context.
• This does not apply to other instructive ...してください phrases such as 作成してください, 削除してください.
• Translate Do you want to ...? and Would you like to ...? as ...しますか?. Avoid ....してもよろしいですか?, where the agent is not the customer.
• en Do you want to continue?, Would you like to continue? -> use このまま続けますか? not このまま続けてもよろしいですか?

Localization considerations

• Give the language the look and feel of text originally written in Japanese. Use idiomatic syntax and terminology. Keep terminology consistent.
• Do not localize trademarks.
• Do not localize placeholders ({1}, %s) unless instructed.
• Do not localize escape characters (\n, \r, which can display as ￥n) unless instructed.
• Do not localize registry keys. Keep them locked in general.
• Do not localize version information strings (String Category set to Version) except FileDescription, unless instructed.

Applications, products, and features

Preserve approved product names, identifiers and version strings exactly. Do not add a decimal component to a version or translate a protected name. Use names and formats for shared rules.

Software considerations

Check the localized text in its actual interface using the localization review.

Arrow key names

• en Arrow keys -> ja 方向キー
• en right arrow key -> ja →キー, reading 右方向キー
• en left arrow key -> ja ←キー, reading 左方向キー
• en up arrow key -> ja ↑キー, reading 上方向キー
• en down arrow key -> ja ↓キー, reading 下方向キー

Error messages

Preserve state, count, negation and obligation when translating a message. Follow messages and variables for placeholder names, markup and permitted reordering; local grammar never authorizes a parser change.

• Error messages inform the user of an error that must be corrected for the program to keep running. They can prompt an action or report an error that needs a reboot.
• Make the translation natural and empathetic, not robot-like.
• en The password isn't correct, so try again. Passwords are case-sensitive. -> ja パスワードが正しくありません。もう一度入力してください。パスワードでは大文字と小文字が区別されます。
• en Not enough memory to process this command. -> ja メモリ不足のためこのコマンドを処理できません。
• Use consistent terminology and language style. Do not just translate as they appear in the US product.
• Use Desu-masu (ですます調) for the message body. When the message prompts an action, use ...してください。. Use a noun phrase (体言止め) for the box title and command buttons.
• Translate Sorry, used when a serious problem or failure occurs, as the formal 申し訳ございません. When Sorry is followed by a description in one English sentence, make Sorry one sentence and the description another.
• en Sorry, we're not sure what happened, but Skype stopped working and had to close. -> ja use 申し訳ございません。何らかの理由で Skype が動作しなくなり、終了しました。 not すみません、原因ははっきりしませんが、Skype が動作しなくなり、終了しました。
• Standard phrases: use the target phrases below, or another wording that works better in context.
• en Cannot …, Could not … -> ja ~できません; example ... copy file. -> ファイルをコピーできません. For Could not …, ~できませんでした is acceptable depending on context.
• en Failed to …, Failure of … -> ja ~できませんでした; example Failed to edit the query -> クエリを編集できませんでした, Failure to update the settings. -> 設定を更新できませんでした。 Translate Failure of noun as ... のエラーが発生しました or ... エラー where a noun phrase fits.
• en Cannot find …, Could not find …, Unable to find …, Unable to locate … -> ja ~が見つかりません; example ... resource. -> リソースが見つかりません. For Could not find …, ~が見つかりませんでした is acceptable depending on context.
• en Not enough memory, Insufficient memory, There is not enough memory, There is not enough memory available -> ja メモリが不足しています; example ...to start %1. -> メモリが不足しているため、%1 を開始できません。 Use a noun phrase when appropriate.
• en ... is not available, ... is unavailable -> ja ~は使用できません; example This function ... -> この関数は使用できません。 The translation varies by context.
• Find out what will replace a placeholder so the sentence stays grammatical.
• INI file "%1!-.200s!" section means INI file "<string>" section.
• Reorder placeholders only when the parser supports it. Preserve token names, escapes and format specifiers. See messages and variables.
• en {1} in {2} is missing. -> ja {2} の {1} がありません。
• en Database: '%s' -> ja use データベース: '%s' not データベース: %s

Keyboard shortcuts

• Underlined or highlighted letters in menu options, commands or dialog boxes are keyboard shortcuts.
• Slim characters such as I, l, t, r, f: not allowed as keyboard shortcuts.
• Characters with downstrokes such as g, j, y, p, q: not allowed as keyboard shortcuts.
• Extended characters: not allowed as keyboard shortcuts.
• An additional letter between brackets after the item name: allowed as a keyboard shortcut.
• A number between brackets after the item name: allowed as a keyboard shortcut.
• A punctuation sign between brackets after the item name: allowed as a keyboard shortcut.
• Duplicate keyboard shortcuts when no other character is available: not allowed.
• No keyboard shortcut assigned when no more characters are available (minor options only): not allowed.
• access key: a subtype of keyboard shortcut. A letter or number the user types to reach UI controls that have text labels. Assigned to top-level controls. Example F in Alt+F; in UI localization H&ome. Most access keys are used with the Alt key.
• key tip: the letter or number that appears in the ribbon when Alt is pressed. In UI localization it is the last character after the grave accent character, as in Home+grave+H.
• shortcut key: a subtype of keyboard shortcut. A key the user types to perform a common action without going through the UI. Not available for every command. Example Ctrl+N, Ctrl+V. Most shortcut keys are used with the Ctrl key. Ctrl+letter combinations and function keys F1 through F12 are the best choices.
• Localize access keys (アクセス キー) as Term(Capitalized key character). Do not insert a space between the term and the access key in the user interface. When the source text ends with punctuation such as ? or !, put the symbol between the term and the access key.
• en New -> ja 新規作成(N)
• en Exit -> ja 終了(X)
• en Warning! -> ja use 警告!(W) not 警告(W)!

Keys

Use the actual key name without removing spaces from it or changing its case. Follow an English key label with a space and キー, as in Enter キー. A Japanese key name takes the suffix directly: 変換キー. A descriptive arrow name can use 右方向キー. Follow interface actions for platform and layout context.

Shortcut notation

Use a half-width plus sign with no surrounding spaces for a key combination in Japanese interface text.

User interface

• Enclose the label text of a UI item in half-width brackets []. Do not use brackets for a UI item with no label text. Do not use brackets for products, programs, components, utilities, tools, snap-ins or wizards, unless referring to their icons on the interface.
• Check box: [この時計を表示する] チェックボックス. Enclose the label in brackets and add チェックボックス after them.
• Command button: [OK]. Enclose the label in brackets. Do not add ボタン unless needed for clarity.
• Command link: [今すぐインターネットを参照します]. Enclose the label in brackets. Do not add コマンドリンク unless needed for clarity.
• Dialog box: [メモ帳] ダイアログボックス. Enclose the label in brackets and add ダイアログボックス.
• Drop-down list and combo box: [タイムゾーンの選択] ボックス. Enclose the label in brackets and add ボックス.
• Drop-down list and combo box list: [タイムゾーンの選択] ボックスの一覧の [(UTC+01:00) サラエボ、スコピエ、ワルシャワ、ザグレブ]. Refer to the list as [the label of the box] ボックスの一覧. Enclose each list item in brackets.
• Gadget: 時計ガジェット. Do not use brackets. Add ガジェット after the name.
• Group box: [サンプル]. Enclose the label in brackets. Do not add グループ unless needed for clarity.
• Icon, application or shortcut: [ごみ箱] アイコンをクリックします。. Enclose the label in brackets and add アイコン. Do not use brackets for the application itself.
• Icon, file or folder: [アルバム] フォルダーのアイコンをダブルクリックします。. Enclose the label in brackets and add ファイルのアイコン or フォルダーのアイコン. Do not use brackets for the file or folder itself.
• Link: [オンラインでタイムゾーンの詳細情報を取得]. Enclose the label in brackets. Do not add リンク unless needed for clarity.
• List box: [カスタマイズ] ボックス. Enclose the label in brackets and add ボックス.
• List box list: [カスタマイズ] ボックスの一覧の [通常の選択]. Refer to the list as [the label of the box] ボックスの一覧. Enclose each list item in brackets.
• Menu: [ファイル] メニュー. Enclose the label in brackets and add メニュー. When space is limited, メニュー can be omitted if it is apparent.
• Menu button: [編集]. Enclose the button label in brackets. Do not add ボタン unless needed for clarity.
• Menu Help button: [?] ボタン or the image. Refer to the Help button (displayed as ?) as [?] ボタン when the image is not available.
• Menu command: [新規]. Enclose the command name in brackets. Do not add コマンド unless needed for clarity.
• Radio button (option button): [この項目を表示しない]. Enclose the label in brackets. Do not add オプションボタン unless needed for clarity.
• Ribbon: see Tab for the tab reference. For a group on the tab, enclose the group name in brackets and add グループ. For a command in the group, enclose the command name in brackets.
• Spin control (spin box): [最近使ったプログラムの表示数] ボックス. Enclose the label in brackets and add ボックス.
• Tab: [追加の時計] タブ. Enclose the label in brackets and add タブ.
• Taskbar Start: [スタート]
• Taskbar Start menu: [すべてのプログラム]. Enclose the label in brackets. Do not add コマンド unless needed for clarity.
• Taskbar program button: [付箋]. Enclose the label in brackets. Do not add ボタン unless needed for clarity.
• Taskbar icon or indicator in the notification area: アクションセンターアイコン. Do not use brackets. Add アイコン or インジケーター after the name.
• Text box: [表示名の入力] ボックス. Enclose the label in brackets and add ボックス.
• Toolbar: [アドレス] ツールバー. Enclose the label in brackets and add ツールバー.
• Toolbar button: [整理]. Enclose the button name in brackets and add ボタン. ボタン can be omitted if it is apparent.
• Window: [検索] ウィンドウ. Enclose the label in brackets and add ウィンドウ.
• Window frame button: 最小化ボタン. Do not use brackets. Add ボタン after the name.
• Window frame icon: メモ帳のタイトルバーアイコン. Do not use brackets. Add のタイトルバーアイコン after the name.
• Do not use brackets for the names of the items below, unless they have a Japanese name.
• File: AUTOEXEC.BAT ファイル, “自動実行.txt” ファイル. Enclose the name in quotation marks when it is Japanese.
• Field: text フィールド, “テキスト” フィールド. Enclose the name in quotation marks when it is Japanese.
• Function: SUM 関数
• Property: Visible プロパティ, “表示” プロパティ. Enclose the name in quotation marks when it is Japanese.
• Action: FindRecord アクション, “レコード検索” アクション, “FindRecord/レコード検索” アクション. Enclose the name in quotation marks when it is Japanese. When referring to both names, insert a slash between them and enclose them in quotation marks.
• Procedure: Sub プロシージャ
• Argument: number 引数, “数値” 引数, “number/数値” 引数. Enclose the name in quotation marks when it is Japanese. When referring to both names, insert a slash between them and enclose them in quotation marks.
• Method: AppendChunk メソッド
• Statement: AppActivate ステートメント
• Operator: And 演算子
• Object: QueryDef オブジェクト
• Collection: Properties コレクション
• Event: Activate イベント
• Constant: 定数 acOLELinked
• Help: Microsoft Window 10 ヘルプ
• Table: Customers テーブル. Enclose the name in quotation marks when it is Japanese.
• Form: COrders フォーム. Enclose the name in quotation marks when it is Japanese.
• Follow the source style when distinguishing variable information such as a file name, path or variable. When it becomes indistinguishable in a sentence, enclose it in angle brackets <>. For more emphasis, use quotation marks “”.
• Follow the space of the source text between sentences and phrases. Check that the space looks right in the runtime environment.
• When referring to a UI term left in English or not localized, add the Japanese translation in parentheses unless instructed otherwise: use + [Add/Delete] (追加/削除) ダイアログ ボックスが表示されます。 not - [Add/Delete] ダイアログ ボックスが表示されます。
• For Japanese, (R) or (TM) may be used when ® and ™ cannot be used.

English pronunciation

Use established Japanese readings for familiar technical terms. An unfamiliar initialism may be read letter by letter; URL is ユーアールエル. Product names need a consistent, recognizable reading. Do not assume that every name must retain every sound of its source language.

When the listener must reproduce a URL, read each necessary part in logical order. ドット names a dot; do not omit it when that would make the address ambiguous. Test the recording’s actual duration using audiovisual guidance, rather than imposing the source script’s word count.

Tone

• Match the tone to the target audience: more informal, playful and inspiring for most products and games; formal, informative and factual for technical text.
• Translate the script as short as possible, at most as short as the source, so it fits the length of the source video. Japanese sentences run longer than the source and break synchronization of visuals with voice-over.
• Translate the script in ですます調.

Local usage

Use a consistent です・ます style for explanatory prose and omit unnecessary English-style subjects. Preserve spaces that belong to an actual UI label; an English word boundary does not determine Japanese compound spelling.